Odpowiedź jest jedna. Po pierwsze warto z doświadczonym specjalistą zaplanować całą strategię procesu i realizacji usługi. Nawet, jeżeli przewidywania określają prawdopodobne terminy zakończenia procesu na kolejny rok – tym bardziej powinieneś mieć z góry określony sposób naliczania kosztów wraz z wysokością branych wówczas pod uwagę stawek wynagrodzenia kancelarii. Najczęstszym błędem popełnianym przez firmy, kiedy zgłaszają się do kancelarii po pomoc w odzyskaniu pieniędzy jest prognozowanie współpracy na jeden, góra dwa kroki do przodu z myślą, że potem “się zobaczy”. Wiedz, że wówczas takie podejście uderzy w Twoją kieszeń a nie kancelarii, która bez względu na rozstrzygnięcie wyśle do Ciebie fakturę po obowiązujących aktualnie stawkach godzinowych, wyrównując wówczas bardzo często każdą, niepoliczoną do tego momentu godzinę. Efekt?  Kwota na fakturze, która zazwyczaj dwukrotnie przewyższa Twoje wcześniejsze prognozy.

Dlaczego tak się dzieje? Zapominasz, że kancelaria to także “biznes”, który nie działając w próżni w chwili ostatecznego rozliczenia domaga się wyrównania wartości wszystkich prowadzonych działań tak, by ich końcowa kwota odzwierciedlała nie tylko nominalną cenę za usługę przyjętą w pierwszej umowie ale przede wszystkim – dawała szanse na realny zysk. Wyobraź sobie sytuację, kiedy przychodzi Do Ciebie Klient i zamawia na przykład 10 samochodów. W chwili złożenia zamówienia płaci Twojej firmie za jeden a termin płatności następnych modeli jest uzależniony od daty ich sprzedaży. Umowę podpisano na 10 modeli. Dodajmy, że nie otrzymujesz żadnej innej zaliczki, jak tylko to, co pobrałeś od niego przy pierwszym zamówieniu. Po jakiej więc ostatecznej cenie sprzedaży wystawisz fakturę swojemu Klientowi dostarczając mu kolejne wyprodukowane modele? Odpowiedź jest jedna – po rynkowej – czyli takiej, która uwzględnia nie tylko wahania koniunkturalne i obowiązujące wskaźniki inflacji ale także wewnętrzną kondycję i potrzeby Twojej firmy, jakie zdefiniujesz na dzień wystawienia faktury. 

Jak zatem skutecznie zmniejszyć owe prognozowane koszty procesów windykacyjnych? Przede wszystkim, po otrzymaniu strategii realizacji usługi, powinieneś podjąć decyzję, że owa kancelaria będzie Cię reprezentować przez cały okres jej trwania. Nieprzewidziane zmiany są bowiem najbardziej kosztowne. Po drugie, kiedy będziesz już gotowy do podjęcia takiego zobowiązania “wierności” warto określić możliwy do osiągnięcia skutek na każdym z przewidzianych w strategii etapach. I tutaj nie daj się zwieść komentarzom w stylu “trudno jest przewidzieć wyroki sądu” itp. To oczywiście prawda ale należy wymagać od Kancelarii, by na podstawie swoich doświadczeń zdefiniowała Ci najbardziej prawdopodobne rozstrzygnięcia. Dzięki temu razem z adwokatem, który ma prowadzić Ci całą sprawę wspólnie zdefiniujecie możliwe do osiągnięcia efekty. Po trzecie – wiedząc już czego możesz się spodziewać i jakie są rokowania Twojej sprawy warto ustalić ryczałtową kwotę regularnego wynagrodzenia, które będziesz opłacał w określonych w strategii cyklach oraz stałą stawkę godzinową dla czasu, który wykorzystasz powyżej określonego ryczałtem limitu. Dzięki takim rozwiązaniom dla kancelarii staniesz się “stałym klientem”, w relacje z którym warto inwestować a ty sam zapewnisz swojej firmie poczucie bezpieczeństwa związane ze zoptymalizowanym i przewidywalnym kosztem prowadzonego procesu.